Apa itu Akaun Penjelasan Gaji?

Akaun penjelasan gaji adalah akaun baki sifar yang digunakan syarikat untuk merekod dan memantau gaji mereka. Akaun baki sifar adalah akaun di mana tidak ada dana yang tersisa setelah semua cek dibersihkan. Dua sebab utama untuk menggunakan akaun penjelasan gaji adalah peningkatan keselamatan dan penyesuaian dan analisis yang lebih cekap.

Asas Gaji

Penggajian terdiri daripada pelbagai elemen. Pekerja memperoleh gaji atau gaji, yang dicatat dalam lejar umum di bawah perbelanjaan gaji. Walau bagaimanapun, majikan diharuskan oleh undang-undang untuk membuat potongan tertentu, seperti bahagian pekerja untuk Jaminan Sosial, Medicare dan cukai pendapatan persekutuan, bersama dengan cukai tempatan yang berlaku. Pekerja juga boleh mendaftar untuk pemotongan sukarela, seperti insurans kesihatan, rancangan persaraan atau deposit kesatuan kredit. Setiap kategori mesti direkodkan secara berasingan dalam akaun lejar umum yang betul untuk memastikan perakaunan yang tepat. Cek pekerja dikeluarkan untuk jumlah bersih, atau jumlah yang sama dengan pendapatan ditolak potongan.

Asas Akaun Penjelasan Gaji

Biasanya, akaun penjelasan gaji adalah akaun bank yang berasingan dengan nombor akaun yang berbeza. Cek pembayaran dengan nombor akaun ini dicetak dan dikeluarkan kepada pekerja, atau deposit langsung diproses terhadap akaun penjelasan. Setelah jumlah tunai bersih yang diperlukan untuk menampung gaji diketahui, syarikat akan memindahkan dana dari akaun operasi utamanya ke akaun penjelasan. Pemindahan dana adalah untuk jumlah gaji bersih. Ini mesti dilakukan sebelum melepaskan pembayaran untuk memastikan pekerja dapat menguangkan cek mereka atau menerima deposit langsung tepat pada waktunya.

Kelebihan Akaun Penjelasan Gaji

Dengan menyimpan cek gaji individu dalam akaun yang berasingan, syarikat dapat menghasilkan laporan khusus untuk pembayaran gaji, menjadikan tugas-tugas tertentu, seperti menggabungkan akaun cukai gaji, lebih mudah. Mencari cek gaji yang belum ditunaikan oleh pekerja lebih mudah. Laporan tidak merangkumi semua transaksi yang muncul di akaun utama, yang biasanya jauh lebih banyak daripada transaksi gaji. Tambahan pula, kerana akaun penjelasan gaji adalah akaun baki sifar, sebarang cek atau perbezaan yang belum dijelaskan lebih mudah dikenal pasti. Akaun penjelasan gaji juga menawarkan lapisan perlindungan tambahan untuk akaun operasi dari aktiviti haram. Dengan hanya memindahkan gaji bersih, syarikat mengehadkan jumlah dana yang mungkin dapat dicapai oleh penjenayah.

Kekurangan Akaun Penjelasan Gaji

Dari sudut negatifnya, syarikat kecil dengan sedikit pekerja mungkin mendapat langkah tambahan, seperti rekonsiliasi bank yang terpisah, terlalu memakan masa. Oleh kerana dana perlu dipindahkan sebelum pekerja berusaha menguangkan cek mereka, syarikat yang mempunyai akaun operasi yang mempunyai faedah mungkin kehilangan minat yang mungkin diperoleh oleh dana tersebut. Sebagai tambahan, sekiranya syarikat lupa untuk melakukan pemindahan, pekerja mungkin tidak dapat menguangkan cek atau menerima deposit langsung mereka, yang mengakibatkan hubungan tegang atau kemungkinan biaya tambahan yang ditanggung oleh syarikat.