Apa Yang Harus Dilakukan oleh Majikan Sekiranya Nombor Jaminan Sosial Pekerja Tidak Betul?

Apabila anda mengambil pekerja untuk perniagaan kecil anda, anda mesti mengesahkan nombor Jaminan Sosial pekerja tersebut. Minta kod akses Pentadbiran Keselamatan Sosial untuk Perkhidmatan Pengesahan Nombor Keselamatan Sosial dalam taliannya. Anda tidak perlu membayar perkhidmatan ini. Anda memasukkan maklumat pekerja untuk mengesahkan bahawa maklumat tersebut betul. Sekiranya tidak dapat disahkan, anda mesti mengambil beberapa tindakan.

Bandingkan dengan Rekod Anda

Lihat rekod pekerja anda dan pastikan anda tidak membuat kesalahan tipografi sama ada pada nombor Jaminan Sosial atau nama semasa memasukkan maklumat tersebut ke dalam perkhidmatan pengesahan. Perhatikan sebarang tanda hubung dan cuba mengesahkan pekerja dengan ejaan yang berbeza. Cuba juga masukkan nama tengah untuk mengenal pasti pekerja dengan lebih lanjut.

Minta Pekerja Memeriksa Maklumat

Minta pekerja untuk memeriksa kad Jaminan Sosialnya dan pastikan nombor yang anda miliki betul. Lihat juga bagaimana nama itu tertera pada kad Jaminan Sosial. Lakukan perubahan yang diperlukan pada rekod pekerjaan anda dan hantar semula maklumat tersebut ke Perkhidmatan Pengesahan Nombor Jaminan Sosial.

Dapatkan Maklumat Baru

Arahkan pekerja untuk pergi ke Pejabat Pentadbiran Keselamatan Sosial tempatan untuk mendapatkan maklumat yang betul sekiranya rekod dan kad Jaminan Sosial anda sepadan tetapi tidak akan disahkan. Pekerja harus kembali kepada anda dengan maklumat yang diperbetulkan sehingga anda dapat membuat perubahan pada maklumat anda dan menyerahkannya kembali.

Dokumentasikan Tindakan Anda

Sekiranya anda tidak dapat memperoleh maklumat Jaminan Sosial yang dapat disahkan dari pekerja, anda harus mendokumentasikan semua tindakan yang telah anda lakukan untuk mendapatkan maklumat yang betul. Simpan dokumentasi ini dengan rekod gaji anda selama minimum tiga tahun. Anda juga harus menyimpan dokumentasi jika anda tidak dapat menghubungi pekerja untuk mendapatkan maklumat yang diperbetulkan.

Hantar Borang Baru W-2

Sekiranya anda telah menghantar borang W-2 dengan maklumat yang salah, hantarkan Borang W-2c. Ini adalah Penyata Upah dan Cukai yang Dibetulkan. Hantarkan borang ini ke Pentadbiran Keselamatan Sosial. Maklumat pada borang ini akan menggantikan maklumat asal yang anda hantar.

Keselamatan Tanah Air

Anda boleh mengesahkan maklumat untuk pekerja yang telah melengkapkan borang I-9. Borang ini mengesahkan kelayakan pekerjaan untuk pekerja asing. Anda boleh menghantar nombor Jaminan Sosial pekerja untuk pengesahan secara dalam talian melalui laman web E-Verify yang dikendalikan oleh Jabatan Keselamatan Dalam Negeri. Anda tidak perlu membayar yuran untuk perkhidmatan ini.