Teknik Perubahan

Oleh kerana teknologi terus berkembang, memperbaiki dan mengintegrasikan dirinya ke tempat kerja, banyak perniagaan mencari cara untuk meningkatkan operasi mereka dengan menggunakan alat sistem teknologi baru. Sebilangan besar syarikat hari ini menggunakan beberapa jenis rangkaian teknologi untuk menguruskan perincian perniagaan mereka. Meningkatkan sistem ini boleh membawa alat baru yang menguntungkan syarikat, tetapi peralihan selalu menjadi sesuatu yang berisiko untuk diuruskan. Seperti yang dijelaskan oleh HRZone, rancangan pertukaran bertujuan untuk melaksanakan pertukaran dengan cara yang lancar dan lancar.

Penggunaan Teknologi

Di pejabat moden, perniagaan sering menggunakan rangkaian teknologi atau perisian untuk:

  • Perakaunan: Mudah untuk mengotomatisasi proses berulang seperti pesanan pembelian, permintaan, penerimaan, dan pengurusan inventori. Sebilangan besar perisian perakaunan juga menyimpan rekod urus niaga dan kelulusan ini untuk tujuan audit undang-undang.
  • Operasi: Mengintegrasikan sistem kawalan dari pengeluaran ke dalam pengurusan operasi menyediakan banyak data yang boleh dipercayai yang dapat disatukan dengan pengurusan inventori dan penghantaran. Maklumat yang diberikan dapat membantu pihak pengurusan menentukan bidang penambahbaikan yang berpotensi.
  • Pengurusan projek dan orang: Rangkaian perisian dapat menguruskan projek yang sedang berjalan dan menunjukkan bila perbelanjaan hampir dengan anggaran atau tarikh akhir terlewat. Juga, kebanyakan jabatan sumber manusia menggunakan pangkalan data untuk mengawasi dan menilai pekerja.
  • Keselamatan: Hari ini, keselamatan bukan hanya mengenai fizikal. Terdapat keperluan untuk teknologi yang dapat melindungi intranet dan internet syarikat dari ancaman luaran.

Teknologi Selalu Berkembang

Teknologi terus dikembangkan dan diperbaiki untuk pasaran masa kini. Bagi banyak perniagaan, meningkatkan perisian yang ada ke standard industri baru memberikan banyak faedah. Sebagai contoh, sistem yang lebih baru cenderung memenuhi piawaian kod terkini yang relevan dalam industri, menjadikan pelaporan dan pengauditan lebih mudah.

Sistem baru juga biasanya mempunyai pilihan integrasi sehingga bidang perniagaan yang relevan (misalnya kewangan dan perakaunan) dapat menghubungkan data mereka dalam masa nyata. Sistem yang lebih baru juga mempunyai keselamatan terbaik dan harus dilengkapi dengan perkhidmatan pelanggan yang sangat baik.

Ini mengatakan, proses peralihan boleh sangat berisiko, itulah sebabnya Penganalisis Moden menekankan betapa pentingnya mempunyai rancangan. Memindahkan maklumat bertahun-tahun dari satu sistem ke sistem yang lain adalah banyak kerja. Di samping itu, kebanyakan sistem memerlukan beberapa tahap penyesuaian untuk lebih sesuai dengan keperluan perniagaan individu. Membuat, menerima dan memasang sistem baru secara fizikal memerlukan masa sendiri sebelum sistem mula disatukan. Sebaiknya ada pendekatan strategik untuk peralihan. Setiap perniagaan akan mempunyai keperluan dan tujuan yang berbeza.

Menguruskan Strategi Perubahan

W3computing menjelaskan bahawa terdapat lima cara utama untuk menguruskan strategi pertukaran dengan tahap risiko dan kos yang berbeza-beza. Yang pertama adalah pertukaran langsung. Dalam pertukaran langsung, ada tarikh siaran langsung di mana sistem lama dimatikan dan sistem baru dihidupkan. Terdapat banyak risiko dalam kaedah ini, kerana selalu ada masalah yang harus dikendalikan ketika sistem baru dilaksanakan.

Juga, membuang akses ke data lama tidak akan dapat membandingkan sistem. Ini berfungsi dengan baik di kawasan perniagaan di mana beberapa kelewatan dapat dikendalikan. Terdapat juga risiko kehilangan pembelian pengguna sekiranya pekerja merasa terpaksa menggunakan kaedah baru.

Teknik pertukaran lain adalah pertukaran selari. Dalam kes ini, kedua-dua sistem lama dan baru berjalan berdampingan untuk sementara waktu. Ini memungkinkan perbandingan langsung antara sistem, membiarkan pengguna memastikan sistem baru berfungsi dengan betul sebelum sistem lama ditamatkan. Kelemahannya adalah kos - dalam masa, wang dan beban kerja pekerja - melakukan setiap transaksi dua kali, sekali dalam setiap sistem.

Kelebihan dan Kekurangan Penerapan Bertahap

Dalam peralihan bertahap atau bertahap, beberapa bahagian sistem baru diaktifkan satu demi satu untuk membolehkan pengguna membiasakan diri dengan proses tertentu dan mengenal pasti masalah sebelum kawasan baru dilaksanakan. Jumlah urus niaga proses sistem baru meningkat perlahan dari masa ke masa.

Pelaksanaan berperingkat mempunyai kelebihan dan kekurangan. Menambah potongan kecil ini satu demi satu dapat membantu pengguna fokus pada perubahan. Kelemahan kaedah ini ialah pendekatan bertahap memerlukan lebih banyak masa.

Perubahan modular mirip dengan pendekatan bertahap atau bertahap, kecuali ia menggunakan modul yang dibangun ke dalam suite perisian baru untuk keuntungannya. Modul diaktifkan satu demi satu. Perubahan mungkin bermula dengan mengaktifkan pesanan pembelian dan kemudian beralih ke penghantaran dan penerimaan dan seterusnya ke perakaunan dan pembayaran gaji. Pengguna menjadi biasa dengan setiap modul ketika prosesnya bergerak maju. Sekali lagi, pendekatan modular juga memerlukan lebih banyak masa daripada pertukaran langsung.

Percubaan atau Perubahan Teragih

Peralihan percubaan atau diedarkan sering digunakan dalam perniagaan dengan banyak laman web, seperti francais dan bank. Satu laman web dipilih untuk menjadi lokasi perintis, dan ia beralih ke sistem baru untuk tempoh percubaan. Ini membolehkan syarikat mengenal pasti masalah dan mencari penyelesaian sebelum perisian baru dilaksanakan di setiap laman web.

Apabila tapak perintis mempunyai sistem kerja yang berjaya, kebanyakan syarikat beralih ke latihan dan pertukaran langsung di lokasi mereka yang lain.

Memilih Kaedah Perubahan

Oleh kerana setiap industri dan setiap perniagaan mempunyai budaya dan keperluan masing-masing, tidak ada satu kaedah strategi peralihan terbaik, tetapi semua orang setuju bahawa pengurusan perlu mempunyai rancangan strategi untuk dilaksanakan sebelum memulai.

Perubahan langsung tidak diragukan lagi merupakan pendekatan yang paling mudah, tetapi ada banyak risiko yang terlibat. Ujian penting harus dilakukan sebelum pelaksanaan, yang menambah masa dan kos. Perubahan langsung hanya boleh dilakukan di kawasan di mana terdapat beberapa penyangga untuk masalah dan kelewatan yang tidak dapat dielakkan yang selalu muncul.

Peralihan selari mungkin kelihatan paling tidak berisiko kerana membolehkan sistem baru membuktikan dirinya menentang yang lama, tetapi peralihan selari hanya boleh dilakukan di jabatan dengan sokongan kakitangan yang mencukupi untuk menguruskan tempoh di mana kerja digandakan oleh sistem baru. Pendekatan bertahap, bertahap dan modular berusaha untuk menjembatani kedua-dua ekstrem tersebut dengan menerapkan secara terus meningkat.

Pertimbangan untuk Perubahan

Jenis pertukaran yang dipilih harus bergantung pada peningkatan yang dirancang dan jenis jabatan, tetapi budaya perniagaan itu sendiri boleh menjadi perbezaan antara kejayaan dan kegagalan. Kunci untuk mendapatkan strategi pertukaran pekerja dari pengurusan kerana mungkin ada risiko tambahan untuk projek tersebut jika semangat pekerja mulai merosot:

  • Pekerja yang berhadapan dengan perubahan pertukaran secara tiba-tiba mungkin merasa mereka dipaksa untuk mengadopsi teknologi baru, yang membuat mereka kesal dan cenderung belajar proses yang betul dalam sistem baru.
  • Pekerja yang menghadapi beban kerja berganda dengan pertukaran selari dapat dengan cepat menjadi terlalu banyak bekerja, yang dapat menyebabkan banyak kesalahan dan pergantian pekerja yang tidak dijangka.
  • Apabila mendekati peralihan menggunakan pendekatan bertahap, bertahap atau modular, pekerja dapat menjadi bosan dengan masa peralihan yang diperpanjang dan jumlah pekerjaan berulang yang harus mereka lakukan untuk menjadikan bahagian-bahagian sistem baru yang telah dilaksanakan berfungsi dengan sistem lama tidak belum diganti. Pekerja mungkin meminta perbaikan atau pengubahsuaian pada modul baru yang mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan mereka, dan jika tumpuan beralih ke modul seterusnya dan bukannya aduan pekerja, pihak pengurusan kehilangan pekerja penting tersebut.

Sistem baru boleh menjadi cara yang baik untuk meningkatkan kecekapan dan penyimpanan rekod di mana-mana syarikat selagi syarikat itu mendekati peralihan dengan rancangan yang baik, pemahaman yang kuat tentang kedua-dua sistem, dan telinga yang terbuka untuk pemikiran dan pendapat pekerja.