Pengenalan Sistem Gaji

Penggajian terdiri daripada proses di mana perniagaan membayar pekerjanya untuk pekerjaan yang dilakukan dalam jangka masa tertentu. Sistem pembayaran gaji membolehkan perniagaan mengikuti serangkaian proses untuk membuat pembayaran tepat pada masanya, sesuai dengan peraturan pemerintah. Sistem gaji boleh dibuat secara manual atau berkomputer dan dikendalikan secara dalaman atau diserahkan kepada penyedia lain.

Gambaran Keseluruhan Proses Gaji

Proses penggajian biasanya merangkumi pengiraan gaji pekerja, merekod transaksi pembayaran gaji dan menentukan dan membayar cukai gaji. Sebuah syarikat mesti mempunyai sistem pencatatan masa yang secara tepat mencerminkan jam-jam yang dimasukkan oleh pekerja yang tidak dikecualikan serta pembayaran gaji biasa untuk pekerja yang dikecualikan. Majikan biasanya menahan cukai pendapatan persekutuan dari pendapatan pekerja; pada akhir tahun, mereka mesti melaporkan semua gaji, petua dan pampasan lain yang dibayar. Syarikat juga mesti menahan caruman Jaminan Sosial dan Medicare dari gaji pekerja dan membayar jumlah yang hampir sama.

Dalam Rumah

Beberapa perniagaan yang lebih kecil menjalankan pembayaran gaji mereka menggunakan sistem manual. Walaupun murah, kaedah ini dapat meningkatkan kemungkinan kesalahan dan dapat membuktikan memakan waktu untuk syarikat yang memiliki lebih dari beberapa pekerja. Dengan sistem berkomputer, majikan dapat menggunakan perisian pembayaran gaji untuk memproses penggajiannya di lokasi. Beberapa syarikat yang lebih besar mampu menggunakan sistem komputer dan kakitangan untuk memproses gaji sendiri. Oleh kerana mereka membebankan kos mereka ke tenaga kerja yang besar, mereka mengalami perbelanjaan per-cek yang lebih rendah daripada perusahaan yang lebih kecil.

Bersumber Luar

Penyumberan luar berlaku apabila perniagaan mengupah penyedia perkhidmatan penggajian pihak ketiga untuk memproses penggajiannya. Syarikat seperti ini biasanya dapat menangani semua aspek kitaran gaji dan juga perkhidmatan pelaporan lain. Dengan sistem luaran, majikan menghantar data gaji kepada penyedia perkhidmatan untuk memproses pembayaran untuk hari gaji yang akan datang. Data ini merangkumi jam bekerja serta faedah, cukai dan maklumat pemotongan. Penyedia perkhidmatan pembayaran gaji dalam talian menawarkan kemampuan syarikat untuk menguruskan akaun gaji pekerja dan membuat laporan dalam talian. Walau bagaimanapun, syarikat yang mengeluarkan sumber gaji kepada penyedia pihak ketiga harus selalu menyemak outputnya untuk kesilapan untuk mengelakkan hukuman oleh agensi pengawal selia sekiranya berlaku kesalahan.

Hibrid

Beberapa perniagaan menggunakan kaedah hibrid yang memanfaatkan unsur-unsur dari sistem gaji dalaman dan sumber luar. Ini membolehkan majikan memisahkan fungsi pembayaran gaji antara mereka dan vendor, menjaga kos penyumberan luar lebih rendah dan memungkinkan lebih banyak kawalan dalaman terhadap data gaji. Biasanya perniagaan yang menggunakan kaedah hibrid mengira gaji dan mengagihkan gaji mereka sendiri sementara perkhidmatan gaji pihak ketiga mengendalikan pemfailan cukai, deposit langsung dan percetakan sebenar cek.