Contoh Sistem Gaji

Anda mesti membayar pekerja anda melalui sistem pembayaran gaji, tetapi jenis sistem yang anda gunakan bergantung pada keperluan gaji anda. Ukuran syarikat anda dan pengetahuan anda mengenai tugas gaji mempunyai banyak kaitan dengan sama ada anda memilih sistem automatik atau manual atau sama ada anda menyerahkan tugas itu kepada penyedia perkhidmatan gaji.

Automatik Dalaman

Sistem gaji automatik, atau berkomputer, boleh menjadi perisian yang berdiri sendiri atau perisian gaji yang disatukan dengan sumber manusia dan ciri perakaunan. Dari laman web kerja anda, anda memasukkan data gaji pekerja anda dalam sistem - termasuk maklumat peribadi seperti nombor dan alamat Jaminan Sosial - dan gaji, waktu kerja, kadar gaji dan maklumat penahanan cukai. Perisian ini mengira pembayaran gaji berdasarkan data yang anda masukkan dan membolehkan pembayaran melalui cek langsung, deposit langsung dan kad pembayaran.

Dengan sistem pencatatan masa automatik, anda dapat memasukkan jam ke dalam perisian pembayaran gaji. Perisian gaji menahan cukai dari gaji pekerja anda dan mengira barang-barang kompleks seperti hiasan gaji, gaji tambahan dan pemotongan sebelum cukai. Perisian ini membolehkan anda mengesan faedah pekerja tertentu, mencetak daftar gaji dan laporan cukai dan melakukan pemprosesan W-2. Sistem ini meningkatkan kecekapan dan ketepatan berbanding sistem manual.

Perkhidmatan Gaji

Perkhidmatan gaji adalah sistem luaran. Dengan bayaran, anda menyerahkan tugas penggajian kepada penyedia. Bergantung pada keperluan anda, penyedia sama ada memproses keseluruhan gaji anda, termasuk masalah cukai gaji anda, atau menguruskan beberapa aspek dari gaji anda.

Syarikat gaji biasanya menawarkan perkhidmatan dalam talian, dan ada yang menawarkan pendekatan do-it-yourself: Anda menjalankan pembayaran gaji dari telefon bimbit atau pejabat anda dan mencetak gaji anda sendiri, jika anda mahu. Daripada perlu membeli perisian, anda menggunakan sistem dalam talian pembekal. Syarikat gaji lain menawarkan perkhidmatan dalam talian yang lebih terhad. Contohnya, anda memuat naik waktu pekerja anda dalam sistem pembekal, sementara pembekal memproses keseluruhan gaji anda dan meneruskan pembayaran gaji kepada anda. Sistem ini dapat menjimatkan masa dan wang dan membantu anda mengurangkan denda atas kesalahan dalam pengiraan gaji, jam dan cukai, kerana penyedia umumnya mempunyai pakar dalam bidang tersebut. Anda masih mesti mengesahkan kerja penyedia dan terus mengetahui mengenai hal gaji, kerana anda mungkin bertanggungjawab atas kesalahan penyedia.

Dengan tangan

Memproses keseluruhan gaji anda dengan tangan, atau secara manual, mungkin berfungsi sekiranya anda mempunyai sedikit pekerja, seperti lima orang atau kurang. Anda hanya memerlukan beberapa item untuk mewujudkan sistem ini, seperti cek bank, alat tulis dan jurnal gaji untuk penyimpanan rekod. Anda mengira gaji dan potongan dengan tangan, yang mungkin berisiko kerana pengiraan gaji boleh menjadi rumit.

Oleh kerana anda tidak mempunyai perisian untuk membantu anda dalam pengiraan anda, periksa tiga kali gaji setiap ketepatan sebelum anda benar-benar membayar pekerja anda. Jangan tulis W-2 tahunan kerana pengimbas Pentadbiran Keselamatan Sosial memerlukan penggunaan fon tertentu untuk membacanya; gunakan mesin taip sebagai gantinya. Untuk penyimpanan rekod, simpan fail salinan cetak sahaja. Sistem ini senang dan murah untuk dibina.

Pertimbangan

Pentadbiran Perniagaan Kecil AS mengesyorkan mengambil langkah-langkah tertentu untuk membantu anda mewujudkan sistem pembayaran gaji anda. Ini termasuk mendapatkan nombor pengenalan majikan, menentukan sama ada kerajaan negeri dan tempatan memerlukan nombor pengenalan, mengetahui perbezaan antara pekerja dan kontraktor bebas, memilih tempoh gaji yang mematuhi undang-undang negeri dan memilih sistem gaji yang tepat.