Polisi & Prosedur Pengumpulan

Pembayaran piutang adalah penyumbang utama kecairan, aliran tunai dan keperluan modal kerja perniagaan. Pembayaran tepat waktu menjadikan kitaran perniagaan terus mengalir dan memungkinkan perniagaan memenuhi kewajipan hutang jangka pendek dan operasi. Dasar dan prosedur pengumpulan yang ketat yang mendorong pelanggan membayar boleh mengakibatkan hutang lapuk yang lebih sedikit, aliran tunai yang lebih baik dan peningkatan keuntungan perniagaan.

Objektif Dasar Pengumpulan

Piawaian perakaunan menganggap akaun yang diterima sebagai aset perniagaan dan memerlukannya direkodkan di bahagian aset pada kunci kira-kira. Penghapusan bukan sahaja mengurangkan aset perniagaan tetapi juga meningkatkan perbelanjaan hutang lapuk. Objektif membuat polisi dan prosedur pengumpulan adalah untuk mendorong pelanggan membayar tepat pada waktunya dan mengumpulkan akaun belum bayar dalam jangka masa 30 hingga 90 hari yang biasanya ditetapkan oleh perniagaan sebelum mempertimbangkan akaun belum bayar yang tidak dapat ditagih, menuliskannya dan mengubahnya menjadi agensi pengumpulan.

Matlamat Dasar Pengumpulan

Matlamat dasar pengumpulan boleh menggunakan pendekatan liberal atau konservatif terhadap koleksi, yang memungkinkan untuk menentukan prosedur pengumpulannya. Menurut Credit Collective, perniagaan yang menggunakan pendekatan yang lebih liberal akan lebih fleksibel dan bersedia bekerja dengan akaun tunggakan sementara pendekatan yang lebih konservatif akan memerlukan kepatuhan yang ketat terhadap garis panduan kredit.

Dasar kredit yang mencerminkan pendekatan yang lebih konservatif dapat menetapkan matlamat yang berusaha untuk mengekalkan kadar keberkesanan rata-rata - biasanya disebut indeks keberkesanan terkumpul atau CEI - sebanyak 80 peratus, memastikan hari rata-rata tertunggak atau DSO pada atau di bawah 40 hari dan mengekalkan minimum 80 peratus akaun yang diterima dalam status semasa, 15 peratus pada 30 hari keluar, 4 peratus pada 60 hari keluar dan 1 peratus pada 90 hari.

Prosedur Pengumpulan

Prosedur pengumpulan tidak hanya dapat menggariskan langkah-langkah untuk mengumpulkan pada akaun tunggakan tetapi juga merangkumi langkah-langkah untuk mencegah akaun menjadi tunggakan. Memberikan maklumat kredit penjualan dan pembayaran kepada pelanggan kredit baru dan termasuk maklumat ini mengenai penerimaan dan penyata kredit dapat mengingatkan pelanggan akan kewajiban kredit mereka.

Prosedur pengumpulan dalaman mesti merangkumi jadual untuk menghubungi pelanggan dengan akaun tertunggak. Perniagaan boleh, sebagai contoh, menghantar notis tertunggak dan mula membuat panggilan kutipan mingguan apabila pembayaran terlambat tujuh hari. Sekiranya pembayaran tidak diterima, panggilan akan menjadi lebih kerap. Sekiranya pelanggan masih belum selesai pada akhir 30 hingga 90 hari, perniagaan kemudian boleh merujuk akaun tersebut ke agensi pengumpulan pihak ketiga atau mempertimbangkan untuk mengambil tindakan undang-undang.

Pertimbangan Prosedur

Walaupun koleksi dalaman tidak tertakluk kepada peraturan dan undang-undang Akta Pemungutan Hutang Perdagangan Adil FTC, memperlakukan pelanggan dengan harga diri dan rasa hormat adalah penting. Prosedur harus menekankan perkara ini dan merangkumi arahan seperti menjaga panggilan pendek, tidak tepat, tidak bersifat peribadi dan tidak mengancam. Sentiasa benarkan pelanggan menjelaskan kedudukan mereka dan kemudian bekerjasama dengan pelanggan mengikut parameter yang ditetapkan oleh pendekatan yang diambil oleh perniagaan.

Ini dapat berfungsi walaupun dalam pendekatan konservatif. Perniagaan mungkin membenarkan pelanggan membuat jadual pembayaran baru, tetapi hubungi satu atau dua hari sebelum pembayaran dijelaskan untuk memastikan pelanggan memahami pentingnya menghormati perjanjian baru