Cara Menyampaikan Berita Buruk dalam Memo Perniagaan

Menyampaikan berita buruk nampaknya sukar apabila anda menganggap bahawa tidak ada yang mahu menerimanya. Namun, sebagai pemilik perniagaan kecil, anda dapat menyusun pesanan berita yang tidak diingini menjadi sesuatu yang dapat diserap dan diterima oleh pekerja anda dengan sedikit kebencian. Format tidak langsung adalah yang terbaik untuk memo berita buruk kerana ia memaparkan mesej secara berperingkat dan bukannya sekaligus. Pekerja anda pasti akan mengalami sedikit kejutan sekiranya anda menyampaikan berita dengan cara ini.

1

Tulis pernyataan niat baik untuk memulakan memo dan melembutkan pukulan berita negatif. Puji pekerja atas usaha mereka atau kemukakan fakta yang berkaitan dengan berita buruk. "Saya menghargai semua orang yang bekerjasama untuk meningkatkan penjualan kami sebanyak 5 peratus dalam dua suku terakhir."

2

Berikan maklumat latar belakang untuk mempersiapkan pekerja untuk berita buruk yang akan datang. Apabila anda mengemukakan fakta yang memperincikan keadaan malang atau negatif, pembaca harus mula memahami bahawa tujuan memo tersebut adalah untuk menyampaikan berita yang tidak diingini. Juga, penyataan fakta anda membantu membenarkan berita buruk. "Walaupun kami mengalami sedikit kenaikan dalam penjualan sebanyak 1.5 peratus, kami gagal mencapai matlamat asal kami iaitu 5 persen. Sayangnya, memandangkan peristiwa ini, rancangan saya mesti berubah." Jauhkan pilihan kata anda semaksimum mungkin.

3

Sampaikan berita buruk dalam bahasa yang jelas tetapi positif. "Seperti yang anda ketahui, saya merancang untuk menyampaikan sebagian hasil dari peningkatan penjualan kepada anda semua. Sayangnya, kerana penjualan tidak sebagus yang kami harapkan, bonus akan tetap sama tahun ini." "Bonus akan tetap sama tahun ini" terdengar lebih baik daripada "Tidak ada yang akan menerima kenaikan bonus mereka tahun ini."

4

Tulis pernyataan niat baik yang lain supaya persepsi pekerja anda terhadap perniagaan anda tetap positif seperti yang mungkin berlaku dalam keadaan ini. Sekarang pekerja tahu apa yang tidak boleh anda lakukan, maklumkan kepada mereka apa yang boleh anda lakukan. "Setiap orang akan menerima bonus tahunan mereka dalam jumlah yang sama dengan bonus tahun lalu pada tarikh yang dimuatkan dalam kalendar syarikat. Sekiranya anda perlu mengesahkan jumlah bonus anda yang akan datang, sila hubungi saya."

5

Tamatkan memo dengan pernyataan positif yang memberi harapan kepada pekerja untuk masa depan. "Walaupun pampasan tambahan bukan pilihan buat masa ini, saya mengakui dan menghargai usaha dan dedikasi anda terhadap pekerjaan anda. Saya berharap dapat bekerjasama dengan anda semua pada tahun mendatang."

6

Proofread memo untuk kejelasan dan ketepatan sebelum menghantar. Baca mesej anda untuk memastikan bahawa ia menyampaikan apa yang anda inginkan dengan positif. Jangan tinggalkan pekerja dengan kesan negatif.